Organiser et numériser ses papiers importants

mai 07, 2020


Au quotidien | par Sarah
Hello à tous,
Cela fait un moment que l'on nous demande notre méthode pour trier les papiers importants. Pour être honnêtes, on a beaucoup changé notre façon de faire au fil des ans. Avec les moyens technologiques qui existent aujourd'hui, on ne trouve plus vraiment nécessaire de garder des papiers dans des dizaines de classeurs...

Bien sûr, si cela vous va, vous pouvez utiliser la méthode des classeurs, mais si vous aussi vous en avez marre de la paperasse, on vous propose des solutions dans cet article!

Alors c'est parti, voici quelques idées pour organiser vos papiers importants

1 • Favorisez la DÉMATÉRIALISATION des documents

Concrètement : regardez les factures papiers que vous recevez, contactez les organismes et demandez leur les papiers en ligne.

Ici, on ne reçoit quasi plus aucune facture par papier. Tout est automatiquement envoyé sur les différents sites de nos fournisseurs (éléctricité, eau, assurance voiture et maison,...).
Les quelques documents que l'on reçoit par courier, ce sont vraiment ceux dont on doit indispensablement garder les originaux donc en gros, les fiches de paie. Tout le reste, c'est dématérialisé : les impôts, les relevés bancaires, les contrats bancaires, les factures, etc.

2 • Où les garder ?

Même si tout est dématérialisé, il est important de les garder dans un endroit. Ici, on utilise le OneDrive de microsoft (Google Drive, Cloud, et d'autres fonctionnent exactement pareil!). Il y a énormément de place, et les documents n'en prennent pas beaucoup de toute façon. L'avantage c'est qu'il est accessible de l'ordinateur, la tablette ou le téléphone et qu'on peut le partager avec notre conjoint.

Pour être sûrs, sauvegardez régulièrement votre drive sur un disque dur, ainsi, tous vos documents seront à deux endroits à la foi!

On ne télécharge pas tous les mois, toutes les factures que l'on reçoit en ligne. Celles-ci, sont généralement gardées sur le site du fournisseur, et on ne les consulte qu'en cas de besoin.
Cependant, il y a certains documents que je télécharge et que je garde sur le Drive : les avis d'impôts par exemple.

De temps en temps, je télécharge aussi un justificatif de domicile pour en avoir un à portée de main si besoin.

Sur le Drive, on garde également nos papiers d'identité à jour (copie du passeport), copie du Livret de Famille et autre documents qui nous paraissent utiles.

On vous conseille de bien organiser votre drive. Créez des fichiers par thèmes puis par année. Le but c'est d'être aussi organisé que si nous avions des classeurs, même si là tout est en ligne.



3 • Notez tous vos mots de passe

La plupart de nos factures, de nos documents sont gardés sur les sites des fournisseurs que nous utilisons. Plus besoin de les imprimer chaque mois, ou de les recevoir par courier. Elles sont gardées bien au chaud pendant le temps de notre souscription. Par contre, nous avons besoin d'y avoir accès de temps en temps, mais comme nous n'y allons pas tous les jours, il se peut que nous perdions nos identifiants et mots de passe. Du coup, voici un imprimable qui pourra vous aider à les garder tous dans un même endroit. Soyons honnête, une feuille de mots de passe prendra bien moins de place que nos relevés de compte des 10 dernières années ! (si vous possédez notre AGENDA, une fiche de mot de passe est inclue dedans!)

cliquez sur l'image pour télécharger et imprimer ce document


4 • Que faire des documents papiers que l'on reçoit encore ou que l'on a déjà ?

S'il est nécessaire de garder les originaux (dans certains cas, c'est obligatoire) par exemple les fiches de salaire, ou encore un acte de vente, ou un bail, vous devez les garder.
Si ce n'est pas nécessaire, faites en sorte de recevoir ces documents numériquement.

Ici, nous avons un classeur de documents importants. Un seul suffit quand quasiment tout est en ligne. On range les documents directement dedans après les avoir scanné.

J'ai aussi une pochette plastique dans notre sac de survie où je garde une copie de tous nos documents importants (permis de conduire, passeport, carte vitale,...)

5 • Comment numériser mes documents ?

On a deux façons de faire. Vous pouvez utiliser un scanner tout simplement, puis charger vos documents sur votre Drive pour y avoir accès en tout temps. 

Mais il existe aussi des applications gratuites sur le téléphone (Tinyscanner par exemple), avec lesquelles c'est encore plus simple. On prend en photo le document et l'application change le document en PDF ou JPEG automatiquement. Du coup, on peut le mettre directement en version numérisé sur le Drive ou se l'envoyer par mail, puis le mettre sur le Drive. Génial, n'est-ce pas?

6 • Que faire de vos documents, une fois numérisés ?

Deux choix : soit vous devez garder les originaux, et du coup vous les triez dans votre classeur de papiers importants, soit la version numérique suffit, et dans ce cas là vous pouvez les détruire (et les recycler).

Pour récapituler :

- Avant de jeter quoi que ce soit, vérifiez que vous avez fait le nécessaire pour accéder à ce document en ligne (compte créé, mot de passe connu, etc) et numérisez-le avant si vous avez un doute.
- Jetez les papiers dont vous n'aurez plus jamais besoin.
- Favorisez les factures en ligne afin d'avoir le moins de papiers possibles.
- Numérisez tout ce que vous gardez, et ne gardez que ce qui est nécessaire (fiches de salaire, contrats de travail, etc.)

Sarah

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