Organiser un voyage | Organisation

octobre 12, 2015


En voyage | Par Sarah
Coucou à tous !
Je me suis toujours dit qu'un jour j'ouvrirai une agence de voyage (oui,oui ce sera dans une autre vie). Pas seulement pour trouver des billets d'avion à des prix intéressants à mes clients, mais pour organiser leur voyage de A à Z.
Je suis un peu à fond quand il s'agit de l'organisation de voyage et je voulais partager avec vous quelques conseils.
Puisque nous n'avons pas de voyage prévu dans les prochains mois (sans blague, j'accouche dans 10 jours), je vais vous montrer comment j'ai l'habitude d'organiser un voyage, en utilisant une destination fictive.

Ce sont des conseils, vous pouvez partager les vôtres également si vous avez des idées qui vous passent par la tête.

Dans cet article nous allons nous focaliser sur les voyages courts et moyen-courriers (max. 3h d'avion) au départ de la France. Ou autrement dit, les destinations que l'on pourrait trouver sur Easyjet. Les conseils ne seront pas tout à fait les mêmes pour les vols plus longs (je consacrerai un autre article pour ces voyages-là).

Tout d'abord, il vous faut choisir votre destination. Voilà les décisions qu'il faut prendre avant de la choisir :
- Est-ce qu'on emmène les enfants ? ou est-ce qu'on part en couple ?
- Est-ce qu'on veut des vacances "détente" (bronzette, piscine..) ou plutôt "culture" (visites..)?
- Combien de temps part-on ? (un week-end rallongé, ou une semaine entière)

Conseil : Pour choisir la destination, je privilégie les endroits où ce n'est pas la pleine saison au moment du séjour (par exemple, je préférerais ne pas partir en Grèce de juin à Septembre parce que je sais que non seulement ce sera noir de monde mais aussi qu'il fera une chaleur insoutenable). 

Pour mon exemple, disons que nous partons en famille (2 adultes, 3 enfants), 4 jours, à Rome au mois de Février.

Voilà les étapes de ma préparation de voyage :

Je dirais que si je pars vers une destination que propose Easyjet, il n'y a pas photo, je vais sur leur site et surtout si je m'y prends suffisamment à l'avance, je suis presque certaine d'avoir le meilleur prix. Pour une famille de 5, ce n'est pas négligeable.

Conseil : Il faut être flexible sur les dates. En général, je sais combien de jours je veux partir, et le mois, mais après il faut être prêts à modifier le week-end si on veut garantir le meilleur prix.

Concrètement voilà comment je procède. Je vais directement sur le site d'Easyjet, c'est sur celui-ci qu'on obtient les meilleurs tarifs. Lorsque l'on passe par des comparateurs pour ce genre de billet, on n'arrive jamais à trouver le bon horaire pour le bon prix. D'autant que maintenant Easyjet a un comparatif sur 3 semaines.

J'entre mes dates sur le site, et je coche la case "dates flexibles". Voila ce qui apparaît :

Maintenant, je veux être logique et aussi ne pas me ruiner pour les billets d'avion. Je vais donc prendre l'aller et le retour qui se rapprochent le plus des dates qui m'arrangent mais qui ne sont pas les plus chers. Ici, je vais donc choisir de prendre mon aller le 6 Février et mon retour le 9 Février. 
Après pour les horaires, cela dépend de vous et de vos enfants.

Conseil : Sur Easyjet ou ce même type de compagnie low cost, plus vous réservez à l'avance, meilleurs seront les tarifs. (Ce qui n'est pas forcément le cas sur des vols longs courriers).
Donc réservez vos billets le plus tôt possible.

Voilà les billets que j'ai décidé de prendre pour ma famille :


Maintenant, il me faut choisir l'hôtel. J'ai deux solution qui s'offrent à moi. Soit je prendre mon hôtel en billet combiné avec mon vol, soit je fais ma propre recherche sur des sites comparateurs tels que www.hotels.com ou www.booking,com par exemple.
Sur Easyjet, il n'y a pas énormément de choix pour les hôtels (surtout pour les grandes familles) et on retrouve les mêmes hôtels sur les sites cités ci-dessus. Pour mon exemple, j'opterai donc pour la 2ème solution.

Le deuxième question entre en jeu à ce moment là surtout. Il y a énormément de choses à visiter à Rome, mais il faut aussi être réaliste et si j'y emmène mes 3 enfants, je ne pourrais probablement pas faire autant de visites que je ne l'espère. Une chose que j'aime en vacances c'est me détendre. Je veux qu'il y ait une piscine dans l’hôtel, si j'y vais en été, à l'extérieur me suffit mais au mois de Février, je préfère ne pas mourir gelée.

Conseil : Faites vous une petite liste avec les critères que vous voulez absolument dans l'hôtel. 
Vous l'aurez compris pour moi : une piscine intérieure.

Je dirais que l'emplacement de l'hôtel dépend aussi de si vous louez une voiture ou non. Dans mon cas, Rome est très bien desservi par les transports publics, mais dans le cas où la voiture est nécessaire, l'emplacement de l'hôtel aura moins d'importance.

Dans mon cas, je préfère prendre un hôtel proche du centre, où les transports sont accessibles facilement.
Rendez-vous donc sur un de ces deux sites et faites le choix de votre hôtel selon vos attentes.

Conseil : Il y a très souvent de meilleurs prix lorsque l'on réserve en avance aussi pour les hôtel. Prenez-vous y à l'avance et vous ferez de meilleures affaires.

Une fois votre hôtel réservé, il est temps de louer la voiture. Pour cette étape, je vous conseille grandement de prendre les offres qui vous sont proposées lorsque vous réservez vos billets d'avion. Sur Easyjet par exemple, après vous avoir proposé des hôtels, ils proposent de choisir une voiture, avec l'expérience, je trouve que ce sont les meilleurs prix. Choisissez la voiture en fonction de vos besoins. Si vous ne louez pas de voiture, rendez-vous sur les sites de transports de la ville en question, et tentez de comprendre le système et réservez vos pass à l'avance si vous le pouvez.



Maintenant que les trois éléments principaux sont réservés (billets d'avion, hôtel et voiture), il est temps de passer aux choses sérieuses.

Partir en famille demande une sacrée organisation (mais c'est pour ça qu'on est là, pas vrai ?) et c'est là que j'interviens. Voilà ma méthode.

Je vous l'ai dit, je suis un peu extrême sur ma façon d'organiser les voyages. J'aime fonctionner avec un classeur. J'en prépare un pour tous les voyages en famille (bon, ok pas quand je vais à Paris voir mes parents, c'est sûr). Voilà les différentes feuilles que je prépare :

- Budget du voyage (j'entre toutes les informations déjà connues : prix des billets, prix de l'hôtel, prix de la voiture de location), et ensuite je prévois un budget approximatif pour chaque rubrique supplémentaires. Par exemple, budget sorties (on essaie en général de louer des endroits avec des cuisines équipées pour réduire aussi un peu les coûts et ne pas à avoir à aller au restaurant matin, midi et soir), budget visites, budget souvenirs, budget essence (ou transports)... A vous de déterminer les budgets et le montant de ces derniers.


- Je prépare une checklist des affaires à apporter (par personne, oui oui extrême...je vous ai prévenu), plus on s'y prend à l'avance, moins on a de chance d'oublier quelque chose de primordial, surtout quand on voyage avec 3 jeunes enfants.


- J'imprime les billets d'avion et je prépare une copie des passeports 

- J'imprime aussi les différentes réservations (hôtel, voiture,...)

- Et je prépare le planning du voyage, jour par jour et presque heure par heure (bien que je sais pertinemment qu'il ne pourra jamais être suivi à la lettre).

Voilà comment je prépare maintenant le planning du voyage.

Si c'est une destination plutôt connue, je vais soit acheter un guide en livre, ou m'en faire prêter un, ou sinon pour faire encore plus dans l'économie, je vais sur google et je tape par exemple : "Que peut-on faire avec des enfants à Rome". Et oui, il faut s'adapter. On trouve très facilement et ensuite, on va voir chaque endroit et on prépare notre planning. 

Conseil : Soyez réaliste surtout si vous voyagez avec des petits. Ne prévoyez pas de trop longues visites, en général une visite le matin, et une l'après-midi. Si vous voulez que ce soit de vraies vacances de détente, mieux vaut ne pas trop surcharger le planning, mais cela dépend bien sur de chaque cas.

Une petite astuce : n'hésitez pas à aller faire un tour sur les sites tels que www.groupon.fr (ou dans mon cas : www.groupon.it) où vous pourrez trouver toutes sortes de promotion pour des musées ou des restaurants.

Conseil : Réservez les billets des musées ou de vos visites en avance si cela est possible. Cela vous évite de faire la queue et il y a souvent des petites réductions lorsque vous réservez en ligne.

Une fois le planning établi, il ne vous reste plus qu'à attendre la date de votre séjour. Et de profiter !


J'espère que cet article vous sera utile, n'hésitez pas à partager vous aussi vos avis, conseils, et bons plans ! 

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